1. Antes de empezar
1.1. Crear cuenta e iniciar sesión
- Entre a la aplicación y elija Crear cuenta (o Iniciar sesión si ya tiene una).
- Complete el nombre del negocio, su nombre, correo y contraseña.
- Tras el registro inicia un período de prueba de 14 días. En la prueba algunas funciones (por ejemplo exportación completa) pueden no estar disponibles según el plan.
- Si el período de prueba vence, aún podrá registrar cobros y reversos de operaciones ya existentes; no podrá crear préstamos, clientes u otras altas hasta contratar un plan.
- Use siempre el mismo correo y una contraseña segura. No comparta la cuenta de dueño con cobradores.
1.2. Roles: Dueño y Cobrador
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Dueño | Todo: caja, anular préstamos, vender garantías, configuración, empleados, exportar datos |
| Cobrador | Ver clientes y préstamos, registrar cobros, enviar recibos. No ve caja, no anula, no vende garantías, no entra a configuración sensible |
El dueño debe desactivar al cobrador que ya no trabaje en el negocio.
1.3. Sesiones y dispositivos
- Cada sesión dura como máximo 4 horas por seguridad. Después deberá iniciar sesión de nuevo.
- Límite de dispositivos: el dueño hasta 2 sesiones a la vez (por ejemplo PC y celular); el cobrador, 1.
- Si inicia sesión en un dispositivo de más, la sesión más antigua se cierra. Puede tardar unos segundos en notarse en la otra pantalla.
- Tras actualizaciones de seguridad del sistema, puede ser necesario cerrar sesión y volver a entrar en todos los dispositivos.
1.4. Botón “Actualizar”
En la barra superior, Actualizar vuelve a cargar los datos desde la nube. Úselo si acaba de cobrar en otro dispositivo o algo no se ve al día.
1.5. Orden recomendado del trabajo diario
- Configuración (solo al inicio): datos del negocio, logo, WhatsApp.
- Clientes: registrar o buscar a la persona.
- Préstamos: crear el préstamo (y garantía si aplica).
- Pagos / cobros o cobro desde el detalle del préstamo.
- Caja: revisar entradas y salidas.
- Alertas y Garantías: mora, vencimientos y prendas para venta.
- Dashboard: panorama del día.
2. Dashboard (Inicio)
Para qué sirve: ver de un vistazo la salud del negocio: dinero en caja, capital prestado, cobros del día, préstamos en riesgo y actividad reciente.
Qué suele mostrar
- Caja disponible: saldo según movimientos de caja (entradas menos salidas).
- Capital en la calle: dinero aún prestado (capital pendiente de préstamos activos).
- Cobrado hoy / del mes: pagos recibidos en el período.
- Préstamos activos, por vencer, en mora.
- Garantías disponibles para venta o vendidas (según implementación).
- Gráficos y últimos movimientos de caja.
Cómo usarlo
- Ábralo al empezar el día y al cerrar.
- Si un número no cuadra, pulse Actualizar y revise Caja y Pagos.
- No se editan préstamos aquí: solo consulta.
3. Módulo Clientes
Para qué sirve: la agenda de personas con las que usted presta o ha prestado. Cada préstamo se asocia a un cliente.
Orden típico
- Buscar si el cliente ya existe.
- Si no, Nuevo cliente.
- Luego crear el préstamo desde Préstamos eligiendo ese cliente.
Datos habituales
Nombre, Cédula, Teléfono, Nivel de confianza (Alto / Medio / Bajo), si está disponible, Notas internas.
Filtros y búsqueda
Todos, con deuda, al día, en mora, historial, archivados (según botones de la pantalla). Buscar por nombre, cédula o teléfono.
Acciones frecuentes
| Acción | Para qué |
|---|---|
| Nuevo cliente | Alta de una persona nueva |
| Editar | Corregir teléfono, nombre, notas |
| Historial | Ver préstamos y movimientos relacionados con ese cliente |
| Archivar | Ocultar de la lista activa sin borrar el historial contable |
4. Módulo Préstamos
Para qué sirve: crear y administrar cada operación de crédito: monto, tasas, fechas, estado y vínculo con garantía.
Crear un préstamo (flujo recomendado)
- Cliente ya creado.
- Nuevo préstamo.
- Elija cliente, monto, tasa de interés, mora diaria (%), frecuencia de cobro (ej. cada 15 o 30 días), fechas.
- Si es empeño, indique tipo de garantía, descripción y fotos.
- Guarde. El sistema registra el desembolso (salida de caja) y deja el préstamo activo.
Conceptos clave
- Monto prestado: capital entregado al cliente.
- Interés: en el diseño de PrestanaGO se calcula sobre el monto original del préstamo, por períodos (no se multiplican solos todos los meses en pantalla como si fueran muchos cargos abiertos a la vez; el sistema genera el interés del ciclo según las reglas del servidor).
- Mora: porcentaje diario sobre capital pendiente cuando se atrasa respecto a la fecha de próximo cobro.
- Próximo cobro: fecha en la que se espera el pago del ciclo.
- Fecha límite: plazo final del acuerdo; ayuda a alertas y a pasar la garantía a disponible para venta si no se liquida el capital.
Estados habituales
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activo | En curso, al día o en gestión normal |
| Por vencer | Se acerca el próximo cobro o el límite |
| En mora | Atraso respecto al próximo cobro |
| Pagado | Capital liquidado |
| Anulado | Cancelado (con reglas del sistema; suele exigir sin pagos previos) |
| Cerrado por garantía | Se resolvió vía venta o entrega de prenda |
Cómo se aplica un pago (orden del sistema)
En general el dinero del abono se aplica en este orden:
- Mora pendiente
- Interés pendiente del ciclo
- Capital
Un abono parcial puede reiniciar o actualizar la fecha de próximo cobro según las reglas del negocio implementadas. Lo no pagado de mora no se regala: queda registrado para seguimiento contable.
5. Módulo Garantías
Para qué sirve: control de prendas (celulares, joyas, vehículos, documentos, etc.) ligadas a préstamos.
Estados típicos
| Estado | Significado |
|---|---|
| En garantía | Prenda en custodia mientras el préstamo está vigente |
| Disponible para venta | Plazo vencido / decisión de recuperar capital vendiendo |
| Vendida | Ya se vendió; impacta caja y cierre del préstamo |
| Devuelta | Se devolvió al cliente (préstamo pagado o acuerdo) |
Puede subir imágenes de la prenda y documentos. Deben ser archivos de imagen (no PDFs u otros). Use buenas fotos: ayudan ante disputas.
6. Módulo Pagos y cobros
Para qué sirve: historial de todos los cobros registrados: cuándo, a quién, cuánto y cómo se repartió (mora, interés, capital).
Filtros: Hoy, semana, mes, rangos personalizados, etc.
Reversar un pago
- Solo el dueño (o quien tenga permiso) debe reversar.
- Solo se puede reversar el último pago de ese préstamo (no uno intermedio de la historia).
- Debe indicar un motivo. El sistema devuelve el capital a la deuda, ajusta mora e interés del ciclo y registra la salida en caja.
- No use el reverso como “descuento habitual”: es para corregir errores.
7. Módulo Caja
Para qué sirve: el efectivo (o fondos) del negocio: cada entrada y salida queda registrada para que el saldo cuadre con la realidad.
Movimientos que genera el sistema
- Salida al desembolsar un préstamo
- Entrada al recibir un pago
- Entrada/salida al vender una garantía o al anular (según reglas)
- Movimientos manuales que usted registre
Buenas prácticas
- Cuadre la caja al cierre del día.
- Solo el dueño debe manejar salidas grandes y saldo inicial.
- El cobrador no debe tener acceso a este módulo.
8. Módulo Alertas
Para qué sirve: recordatorios operativos: préstamos por vencer, en mora, garantías por revisar, etc.
- Ábralo cada mañana.
- Atienda primero mora y próximos cobros.
- Entre al préstamo o cliente desde la alerta (si el sistema lo permite) y registre el cobro o la gestión.
9. Configuración
9.1. Mi cuenta y plan
Nombre del negocio, plan (Trial, Básico, Pro, etc.), estado y fechas de prueba. Cerrar sesión. Zona de peligro — Eliminar cuenta: borra de forma permanente los datos del negocio en la nube. Pide confirmación fuerte (por ejemplo escribir ELIMINAR). Solo el dueño.
9.2. Datos de mi negocio (marca blanca)
Configure Nombre comercial, Email/Teléfono WhatsApp, Logo y Nombre en recibos. Pulse Guardar cambios después de editar.
9.3. Empleados y roles
Crear cobrador: nombre, email, contraseña. Lista de usuarios: activar / desactivar. Límites según plan (ej. Básico: 1 cobrador; Pro: hasta 3).
9.4. Datos y exportación
Exportar clientes, préstamos, pagos, garantías, caja en CSV. Respaldo completo JSON. La exportación puede depender del plan (en prueba a veces no está disponible). Use esto antes de cancelar o cambiar de dispositivo.
10. Recibos por WhatsApp e impresión
- Configure el número de WhatsApp del negocio en Configuración.
- Desde el préstamo o el pago, use el botón de WhatsApp.
- Revise el texto (cliente, montos, próximo cobro) antes de enviar.
- La impresión térmica (si la usa) depende de su impresora y del formato del recibo en pantalla.
Si el total del recibo no coincide con lo esperado, actualice datos y revise mora e interés en el detalle del préstamo; la fuente de verdad es el servidor al registrar el cobro.
11. Buenas prácticas contables
- Registre operaciones el mismo día.
- No comparta usuario de dueño.
- Exporte datos de forma periódica (plan de pago).
- Antes de anular o reversar, confirme que no rompe su cuadre de caja físico.
- Las fotos de cédulas y prendas son datos sensibles: úselas solo para el negocio y cumpla la ley de protección de datos.
12. Problemas frecuentes
| Problema | Qué hacer |
|---|---|
| No veo un cobro reciente | Botón Actualizar; verificar que se guardó en la nube |
| Me cerró la sesión solo | Otro dispositivo inició sesión o expiró el tiempo |
| El cobrador no ve Caja | Es normal: no tiene permiso |
| No puedo anular un préstamo | Suele bloquearse si ya tiene pagos |
| La garantía no pasa a venta | Revise fecha límite y capital pendiente; cobre o cree movimiento y vuelva a Garantías |
| Error al subir foto | Solo imágenes (JPG, PNG, etc.) y tamaño moderado |
| No puedo reversar un pago viejo | Solo el último pago del préstamo se puede reversar |
| Trial vencido y no creo préstamos | Normal: puede seguir cobrando; para altas nuevas debe activar un plan |
13. Soporte
- Correo: [email protected]
- WhatsApp: 849-876-5637
Indique el nombre del negocio, el correo de la cuenta y una descripción clara del problema (idealmente con fecha y número de préstamo o pago).
14. Términos legales
El uso de PrestanaGO está sujeto a los Términos y Condiciones publicados por PrestanaGO. Esta guía es ayuda práctica y no reemplaza esos términos ni la asesoría legal o contable de su negocio.